Duy trì hồ sơ sau khi đăng ký

Nhiều trại đăng ký rồi để đó, và sau một hai năm thì hồ sơ thành thông tin sai.

Duy trì không tốn nhiều công, chủ yếu là nhớ làm.

Nhịp duy trì

Khi có thay đổi: cập nhật tình trạng hàng, tức là còn tổ hay hết, còn mật đợt nào.

Đầu mỗi mùa: xem lại toàn bộ hồ sơ, cập nhật số tổ hiện có, sản phẩm sẽ có, và bổ sung ảnh mới.

Mỗi năm ít nhất một lần: chụp bộ ảnh mới và xem lại phần giới thiệu.

Ngay khi đổi: thông tin liên hệ.

Nhịp này gắn được với đợt kiểm tổng thể đầu mùa mà nhiều trại vẫn làm.

Trả lời cả khi hết hàng

Đây là chỗ nhiều trại bỏ qua.

Có người liên hệ lúc mình đang hết hàng thì vẫn nên trả lời, nói rõ hiện chưa có và hẹn khi nào có lại.

Nhiều người chờ được nếu biết trước, và họ quay lại đúng thời điểm đã hẹn.

Còn im lặng thì mất luôn người đó, dù mùa sau mình có hàng.

Ghi lại tên và thứ họ cần, rồi khi có hàng thì nhắn báo. Cách này xây được danh sách khách mà gần như không tốn gì.

Cập nhật cả tin không vui

Có năm mất mùa, có mùa không có tổ tách, có lúc thu hẹp quy mô.

Ghi rõ những điều đó thay vì để hồ sơ như cũ.

Người xem đọc được thì hiểu và không kỳ vọng sai, và nhiều người còn đánh giá cao sự thẳng thắn.

Ngược lại để hồ sơ nói có hàng trong khi thực tế không có thì người liên hệ thất vọng, và ấn tượng đó khó xoá.

Ảnh mới mỗi năm

Cảnh quan quanh trại đổi theo mùa và theo năm, nên ảnh cũng nên mới.

Một bộ vào mùa mưa và một bộ vào mùa khô là đủ để người xem hình dung cả năm.

Ghi rõ ảnh chụp tháng nào.

Ảnh mới cũng là tín hiệu rõ nhất cho thấy trại đang hoạt động, thứ mà người xem luôn muốn biết.

Việc nhỏ mà tạo khác biệt

Trong danh bạ có nhiều trại, và người xem tìm cách phân biệt.

Hồ sơ cập nhật đều, ảnh mới, thông tin cụ thể, và trả lời nhanh khi liên hệ là bốn thứ tạo khác biệt rõ nhất.

Cả bốn đều không tốn tiền, chỉ tốn chút thời gian mỗi mùa.

Với trại nhỏ chưa có nhiều khách quen thì đây là phần đáng đầu tư nhất.

Ở Ong Dú Việt Nam, việc này được gắn vào đợt kiểm tổng thể đầu mỗi mùa để khỏi quên. Gắn vào một việc đã có sẵn thì dễ duy trì hơn nhiều so với đặt thành việc riêng. Gắn vào một việc đã có sẵn thì dễ duy trì hơn nhiều so với đặt thành một việc riêng phải nhớ mỗi lần.

Những chỗ người nuôi hay vấp

• Đăng ký rồi để hồ sơ nhiều năm không đụng tới
• Không trả lời khi đang hết hàng
• Dùng mãi bộ ảnh chụp từ nhiều năm trước

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu cập nhật một lần?

Tình trạng hàng khi có thay đổi, toàn bộ hồ sơ vào đầu mỗi mùa.

Hết hàng có nên trả lời không?

Nên. Nhiều người chờ được nếu biết trước.

Có nên ghi cả tin không vui không?

Nên. Người xem hiểu và đánh giá cao sự thẳng thắn.

Bao lâu chụp ảnh mới?

Mỗi năm một hai lần, ghi rõ tháng chụp.

Việc gì tạo khác biệt nhất?

Hồ sơ cập nhật đều, ảnh mới, thông tin cụ thể và trả lời nhanh.